jueves, 16 de julio de 2009

LA SECRETARIA






Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial




OCUPACION DE LA SECRETARIA MODERNA
Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.Es decir, en general se ocupa de:* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones* Establecer buenos contactos telefónicos* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.* Planificar su tiempo y el de su jefe* Preparar y tratar la información adecuadamente* Concertar, acoger y atender a las visitas* Preparar presentaciones de productos o servicios* Organizar los viajes de negocios, etcétera.
Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del Siglo XXI.


PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA
El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al gerente.
Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos básicos administrativos, es necesario contar con otras características en donde este demostrada la asertividad, confianza, autoestima, necesidades de logro, motivación, comunicación trato.
Images.google.com.ve nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que : La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.
Algunos rasgos de personalidad más congéniales con el puesto de secretaria serían:
FÍSICOS
Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
MENTALES
Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
DE CARÁCTER
Lista de rasgos que con la experiencia y sentido común se podrá entender y aplicar:
Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención.
Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones
Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.
Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.
Segura
Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas
Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa
Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.
Optimista, alegre
Discreta
Honrada y honesta
Servicial
Fiel y leal a su jefe y a la empresa
Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda.









No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada