viernes, 17 de julio de 2009



COMPORTAMIENTO DE LA SECRETARIA
La secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:

1. Eficiente, discreta y respetuosa.


2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

jueves, 16 de julio de 2009

ETIQUETA EN LA OFICINA






PRESENTACIÓN PERSONAL.



Pocas personas visten exclusivamente para sí mismas, la mayoría lo hace para los demás pero debemos tener mucho cuidado con esto y preguntarnos para quién o quienes exactamente nos vestimos. Independientemente de esto debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesión u oficio, nuestro puesto y nuestra compañía.
En una empresa es de mal gusto que las mujeres vistan con faldas muy cortas o trajes provocativos. En el caso de los varones de igual mal gusto es que se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridículo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educación, demostremos que hacemos valer ambas.




PUNTUALIDAD



Es un aspecto a considerar en toda actividad de la vida diaria. Esta es fiel reflejo de la personalidad del individuo y una cualidad que denota buena educación. La impuntualidad nunca será disculpada mientras que la puntualidad es una muestra de consideración hacia los demás, es señal de urbanidad y buenas maneras.




TRATO CON LOS DEMAS.
Para lograr una buena convivencia con nuestros compañeros de trabajo podemos considerar los siguientes consejos:
•Evite que sus amigos o familiares le visiten en la oficina si no es realmente necesario.
•Trate de dejar su mal carácter fuera y no se "descargue" con sus compañeros.
•Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando que hay una persona adentro. Si alguien entra con deseos de charlar y usted está atendiendo algún asunto de trabajo, salga por un momento e indíquele a la persona que podrán charlar luego.
•Recuerde que la amabilidad y el respeto no riñen con la firmeza y defensa de sus derechos.
•No divulgue sus problemas personales como si fueran la última noticia del día. Haga respetar su vida privada y la de sus seres queridos.
•No se abuse de sus compañeros pidiendo dinero u objetos personales prestados amparado en la relación a no ser que sea realmente necesario.
•Recuerde que TODOS SOMOS IGUALES en nuestra calidad de seres humanos.
•No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en detrimento de la dignidad de sus compañeros de trabajo.



•Si le disgusta algo de algún compañero de trabajo, dígaselo de frente y no divulgue errores de los demás a sus espaldas.

El coste de los malos modales. Saber estar y negociar.


Muchos negocios pierden un sin número de clientes cada año porque, entre otras razones, los empleados no tienen cortesía ni buenas maneras. Más grave aún es el hecho de que más de la mitad de esos clientes se van a los negocios de la competencia, sin que los dueños de la empresa sepan porqué están perdiendo clientela.

Noraida Vázquez, consultora de la firma Rosaly, McCloskey & Huyke, compañía especializada en seminarios y tutorías sobre etiqueta profesional, indicó que la ausencia de buenos modales va en aumento según lo confirman estudios hechos por su firma aquí en la isla, así como encuestas hechas en años recientes en los Estados Unidos. Citó un estudio reciente que arrojó que el 68% de los encuestados dijo que se sentían descontentos con las actitudes de indiferencia que recibían en el trato con distintas empresas. Muchas veces los patronos invierten en estudios sobre cómo atraer clientes, según Vázquez, pero se olvidan de cómo mantenerlos, y hasta desconocen de que algunos se fueron por un mal trato que recibieron de parte de un empleado. "Los buenos modales no tienen nada que ver con la educación académica ni es exclusivo de un grupo elitista", señaló. Para ella, la palabra etiqueta hay que desmitificarla porque la gente la relaciona con cierto grupo social, con un nivel socioeconómico alto o de gran cultura; y no se dan cuenta de que es algo que afecta las relaciones interpersonales, incluso las de negocios. La falta de modales, así como la falta de destrezas de comunicación entre el personal del negocio afectan a la productividad de la empresa. "A veces se confunden los buenos modales y la cortesía como algo pasado de moda o vanal; pero eso tiene que ver con los valores que nos distinguen como pueblo", agregó. La experiencia de ambas empresarias es que aún a niveles de la alta gerencia o del dueño de la empresa se ven casos donde faltan las buenas maneras. Esto puede apreciarse en la forma en que ese ejecutivo contesta el teléfono, en el lenguaje corporal, o en cómo se comporta en un almuerzo de negocios, entre otras actividades. El síndrome de "mi amor".Rosaly señaló que erróneamente hay empleados que recurren a lo que llamó "cariñismos", que son frases tales como "mi amor", "nena", "corazón", cuando hablan con un cliente o proveedor. Con ello, los empleados creen que están siendo más amables o que están dando un buen servicio, pero es todo lo contrario, ya que el uso de estas frases en los negocios y con personas particulares denota falta de modales. Otros errores comunes y que reflejan una falta de buenas destrezas de comunicación son el uso de los anglicismos, las muletillas, y los verbos "fáciles", como "bregar", dijo Rosaly. De otro lado, la falta de buenas maneras al contestar el teléfono se percibe cuando la persona que contesta no se identifica, o cuando tutea al interlocutor sin conocerlo, o cuando hay una filtración excesiva de la llamada y la pasan de persona en persona.










LA SECRETARIA






Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empatía, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación, creatividad, autoconocimiento de si mismo.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial




OCUPACION DE LA SECRETARIA MODERNA
Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.Es decir, en general se ocupa de:* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones* Establecer buenos contactos telefónicos* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.* Planificar su tiempo y el de su jefe* Preparar y tratar la información adecuadamente* Concertar, acoger y atender a las visitas* Preparar presentaciones de productos o servicios* Organizar los viajes de negocios, etcétera.
Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se esta verificando, sino más bien estará preparándose sólo para sobrevivir. Quienes sepan que sólo el cambio de uno mismo podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del Siglo XXI.


PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA
El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle atención cuál debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro del desempeño de sus funciones que garantice operatividad eficaz al gerente.
Además de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos básicos administrativos, es necesario contar con otras características en donde este demostrada la asertividad, confianza, autoestima, necesidades de logro, motivación, comunicación trato.
Images.google.com.ve nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que : La personalidad es la síntesis de todas las características que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, éxitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida.
Algunos rasgos de personalidad más congéniales con el puesto de secretaria serían:
FÍSICOS
Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
MENTALES
Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
DE CARÁCTER
Lista de rasgos que con la experiencia y sentido común se podrá entender y aplicar:
Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención.
Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones
Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.
Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.
Segura
Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas
Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa
Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.
Optimista, alegre
Discreta
Honrada y honesta
Servicial
Fiel y leal a su jefe y a la empresa
Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda.